Etsi hankala työvaihe ennen teknologiaa.

Kysy työn tekijöiltä, missä tekeminen hidastuu toistuvasti. Odottaako yhteydenotto sitä, että joku kokoaa taustatiedot? Pitääkö tietoa kopioida usean työkalun välillä? Valmistellaanko sama asiakirja joka kerta alusta?

Nämä ovat keskustelun lähtökohtia, eivät vielä todiste siitä, että tehtävä kannattaa automatisoida. Kirjaa, mikä käynnistää työn, mitä vaiheita siihen kuuluu ja miltä hyvä lopputulos näyttää. Ota mukaan myös odottaminen, tarkistaminen ja korjaaminen, jotka jäävät helposti siistin prosessikaavion ulkopuolelle.

Nimeä lopputuloksesta vastaava ihminen.

Työnkulku tarvitsee vastuuhenkilön, joka ymmärtää nykyisen prosessin ja osaa arvioida ehdotettua muutosta. Hänen ei tarvitse olla tekninen asiantuntija. Hänen pitää tunnistaa hyödyllinen tulos, virhe ja se, miten toimitaan, kun tavallinen etenemistapa ei onnistu.

Selvitä myös käytännön vastuut. Kuka huomaa katkenneen yhteyden? Kuka tarkistaa luonnoksen? Kuka saa muuttaa sääntöä? Ilman vastuuhenkilöä työnkulku on haavoittuva, vaikka teknologia toimisi.

Selvitä lähtötilanne, jota voit seurata.

Ennen kuin lupaat parannusta, selvitä, mitä nyt tapahtuu. Valitse ongelmaan liittyvä mittari, esimerkiksi:

  • Aika yhteydenoton saapumisesta ensimmäiseen hyödylliseen vastaukseen.
  • Aika, joka kuluu asiakirjan valmisteluun hyväksytystä aineistosta.
  • Puutteellisten tiedonsiirtojen tai korjausten määrä edustavassa otoksessa.
  • Viive lähtötietojen saapumisesta tarkistetun raportin valmistumiseen.

Pieni mutta johdonmukainen otos on usein monimutkaista arviota hyödyllisempi alku. Kirjaa, mitä mittari sisältää, kuka sitä seuraa ja mitkä poikkeukselliset olosuhteet voisivat vääristää vertailua.

Ratkaise, onko tekoälylle hyödyllinen tehtävä.

Joissakin vaiheissa oikea toimintatapa on ennakoitava: ohjaa yhteydenotto valitun luokan mukaan, kopioi vahvistettu kenttä tai lähetä muistutus sovitun ajan kuluttua. Tavalliset säännöt voivat olla yksinkertaisempi ja helpommin hallittava ratkaisu.

Tekoäly voi olla hyödyllisempi, kun käsitellään tekstiä tai erilaisia asiakirjoja tai valmistellaan ihmisen tarkistettavaa luonnosta. Silloinkin rajat pitää määritellä. Mitä lähteitä ratkaisu saa käyttää? Miten se toimii, jos tietoa puuttuu? Mitkä toimet vaativat hyväksynnän?

Hyödyllinen kysymys: Jos selkeä sääntö hoitaa tämän luotettavasti, mitä tekoäly tuo lisää? Jos vastaus jää epäselväksi, pidä ensimmäinen versio yksinkertaisempana.

Katso poikkeukset ajoissa.

Kerää ennen toteutusta esimerkkejä puutteellisista, tulkinnanvaraisista ja epätavallisista lähtötiedoista. Vain siistissä esittelyssä toimiva työnkulku voi lisätä tarkistustyötä, kun se päätyy arkeen.

Määrittele turvallinen toimintatapa näihin tilanteisiin. Lisäkysymys, siirto tarkistettavaksi tai vaiheen pysäyttäminen voi olla parempi kuin epävarman tuloksen tuottaminen. Sovi, mitä vastuuhenkilölle näytetään ja miten alkuperäinen tieto saadaan tarvittaessa takaisin käyttöön.

Rajaa pilotti yhteen selkeään työn siirtoon.

Ensimmäisen pilotin pitää olla riittävän pieni arvioitavaksi. Määrittele lähtötiedot, lopputulos, käytettävät työkalut, sallitut tiedot ja tuloksen tarkistava henkilö. Sovi hyödylliset hyväksymiskriteerit ennen toteutuksen aloittamista.

Esimerkiksi yhteydenottojen käsittelyn pilotti voi valmistella tarvittavat tiedot ihmisen tarkistettaviksi. Sen ei tarvitse samalla automatisoida jokaista myyntikeskustelua, vaihtaa asiakkuudenhallintaa ja rakentaa koko asiakaspolkua uudelleen.

Sisällytä suunnitelmaan käyttöönotto, dokumentointi ja perehdytys. Onnistunut pilotti on muutakin kuin esittely: sen pitäisi selkeyttää seuraavaa käytännön päätöstä.

Järjestelmä, prosessi ja tieto yhdistyvät käyttöohjeisiin ja omistajuutta kuvaavaan avaimeen.
Pilotti pitää myös luovuttaa.Sovi työnkulku, testaa tulos ja jätä tiimille ohjeet sekä ratkaisun hallinta.

Tee seuraava päätös havaintojen pohjalta.

Vertaa pilottia lähtötilanteeseen ja sovittuihin hyväksymiskriteereihin. Paraniko työn siirtyminen seuraavaan vaiheeseen? Syntyikö piiloon jäävää tarkistustyötä? Osaako vastuullinen tiimi käyttää ratkaisua? Mitä tapahtuu, jos lähde tai yhteys muuttuu?

Jos tulos on hyödyllinen, sovi käyttöönotosta ja sopivasta ylläpidosta. Muussa tapauksessa käytä pilotin havaintoja prosessin muuttamiseen tai päätökseen lopettaa. Tavoitteena on parempi työprosessi, ei syy jatkaa tietyn työkalun käyttämistä.

Human02:n toimintatapa etenee näin: kartoitetaan työnkulku, rakennetaan rajattu pilotti, testataan ja luovutetaan ratkaisu tiimisi hallintaan. Tutustu yrityksen tekoälyautomaatioon tai kerro, missä työ takkuaa.