Työprosessien automaatio / Suomesta käsin
Muuta toistuvat työvaiheet toimivaksi kokonaisuudeksi. Tunnistetaan pullonkaula, rakennetaan rajattu pilotti ja viedään ratkaisu arkeen.
Keskustellaan työstäsi
Kirjaa tarveIhminen päättää seuraavasta vaiheestaAloitetaan itse työstä
Kun tieto kulkee sähköpostin, taulukon ja asiakkuudenhallinnan välillä, jokainen käsin tehty siirto on uusi kohta, johon työ voi pysähtyä. Hyödyllisin muutos löytyy usein prosessista ennen kuin tarvitaan monimutkaisempaa tekoälymallia.
Käymme työvaiheet läpi niitä tekevien ihmisten kanssa, tunnistamme toistuvan pullonkaulan ja päätämme, mitä kannattaa automatisoida. Selkeät säännöt hoitavat ennakoitavat tehtävät. Tekoälyä käytetään, kun siitä on hyötyä tekstin tai asiakirjojen käsittelyssä tai ihmisen harkinnan tukena.
Ensimmäinen tulos on selkeä suositus. Toteutus alkaa vasta, kun rajaus, hinta ja onnistumisen mittari on sovittu.
Esimerkkejä mahdollisuuksista
Nämä ovat havainnollistavia esimerkkejä, eivät toteutuneita asiakastuloksia. Sopiva projekti riippuu yrityksesi toimintatavoista.
Kokoa vastaamiseen tarvittavat tiedot, ohjaa viesti oikealle henkilölle ja valmistele hyödyllinen seuraava toimi. Ihminen vastaa hyväksynnöistä ja asiakasviestinnästä. Mittareina voivat olla vastausviive ja se, kulkevatko tarvittavat tiedot työn mukana.
Tuo toimeksianto ja tarvittavat lähteet yhteen. Valmistele tiimin tarkistettavaksi jäsennelty luonnos sen sijaan, että jokainen asiakirja alkaa tyhjältä sivulta. Mittaa valmisteluun kuluvaa aikaa, puuttuvia tietoja ja korjaustyötä.
Yhdistä sovitut tietolähteet, nosta poikkeamat esiin ja valmistele raportti tarkistettavaksi. Päätä, miten toimitaan, jos tietoa puuttuu tai yhteys katkeaa. Mittaa tietojen kattavuutta, oikeellisuutta ja raportoinnin viivettä.
Esimerkki työnkulusta
Seuraa yhtä yhteydenottoa ensimmäisestä viestistä siihen, miten asia siirtyy eteenpäin. Kokeile ensin riittäviä lähtötietoja ja katso sitten, mitä muuttuu, kun tietoja puuttuu.
Esimerkki havainnollistaa prosessia. Se ei ole oikea postilaatikko eikä kuvaa asiakkaan tuloksia.
”Kokoamme samat tarjoustiedot joka viikko. Voisiko ensimmäinen luonnos syntyä hyväksytystä aineistostamme?”
Yhteydenotto saapuu nykyiseen sähköpostiinne tai lomakkeellenne. Alkuperäinen pyyntö pysyy työn mukana.
Työnkulku kokoaa pyynnön, hyväksytyn lähdeaineiston ja vastuuhenkilön samaan paikkaan.
Selkeät säännöt kokoavat tiedossa olevat asiat. Puuttuvat tai epäselvät tiedot merkitään ennen luonnoksen laatimista.
”Kiitos kuvauksesta. Käydään läpi tarjouksen nykyiset työvaiheet ja valitaan yksi hyödyllinen ensimmäinen pilotti.”
Luonnos ja sen taustatiedot tulevat ihmisen tarkistettaviksi. Tiimi voi muokata luonnosta, esittää kysymyksen tai päättää jättää sen lähettämättä.
Hyväksytty seuraava vaihe, sen vastuuhenkilö ja oleelliset tiedot kulkevat yhdessä.
Seuraava vaihe riippuu prosessistanne. Hyödyllinen lopputulos on nimetty vastuuhenkilö, riittävät taustatiedot ja selkeä seuraava tehtävä.
”Tarvitsemme apua asiakirjoihin. Voisitteko automatisoida ne?”
Pyyntö tallennetaan, mutta siitä ei vielä käy ilmi, mistä asiakirjoista on kyse, mikä lähde on luotettava tai kuka prosessista vastaa.
Mitkä asiakirjat on hyväksytty, ja kuka vastaa prosessista?
Järkevä työnkulku tekee puuttuvat tiedot näkyviksi. Se ei korvaa niitä uskottavalta kuulostavalla arvauksella.
”Mitä asiakirjoja tässä pitäisi käyttää, ja kuka voi vahvistaa niiden ajantasaisuuden?”
Vastuuhenkilö päättää, mitä tarkennetaan. Tästä esimerkistä ei lähetetä mitään automaattisesti.
Selvitä lähde. Nimeä vastuuhenkilö. Tee tarkistus uudelleen, kun puuttuvat taustatiedot ovat saatavilla.
Työn mukana siirtyy tieto siitä, mitä puuttuu ja kenen pitää selvittää asia. Työnkulku voi jatkua, kun lähtötiedot ovat kunnossa.
Riittävät lähtötiedot · Vaihe 1/4: Pyyntö
Kartoita työnkulkusiNäin työskentelemme
Yksi hyödyllinen pilotti, joka testataan oikeassa työssä. Sen jälkeen järjestelmä, jota tiimisi osaa käyttää.
Tutustu toimintatapaamme
Toimiva ratkaisu + tiimin perehdytysSelvitetään nykyinen prosessi. Sovitaan, millä parannuksella olisi oikeasti merkitystä.
Selkeä rajaus, sovittu hinta ja pienin ratkaisu, jolla hyöty voidaan osoittaa.
Testataan todellisilla esimerkeillä, käsitellään poikkeukset ja päätetään, missä vaiheissa tarvitaan ihmistä.
Otetaan käyttöön, dokumentoidaan ja luovutetaan. Kehitetään yhdessä, kun jatkuvasta tuesta on hyötyä.
Ennen toteutusta
Valitse toistuva prosessi, jolla on vastuuhenkilö, tunnistettava ongelma ja mitattava lopputulos. Kerro, miten työ tehdään nyt, mitä työkaluja käytetään ja missä työ takkuaa. Teknistä määrittelyä ei tarvitse olla valmiina.
Ei. Selkeät säännöt ovat usein oikea ratkaisu työn ohjaamiseen, muistutuksiin ja ennakoitaviin tiedon muunnoksiin. Tekoälystä on hyötyä, kun tehtävässä tulkitaan tekstiä, poimitaan tietoa tai valmistellaan luonnos. Valitsemme työhön sopivan yksinkertaisimman ratkaisun.
Se on lähtökohta. Selvitämme, mitä nykyiset järjestelmät tukevat, mitä käyttöoikeuksia tarvitaan ja miten luotettava yhteys on. Tarkat integraatiot ja mahdolliset lisäohjelmistojen kulut sovitaan projektin rajauksessa.
Rajaus perustuu työnkulkuun, integraatioihin ja tarvitsemaasi tukeen. Sovimme toimitettavat asiat ja hinnan ennen toteutuksen aloittamista. Pilotti ja jatkuva tuki ovat erillisiä päätöksiä.
Käymme ennen toteutusta läpi tiedonsaannin, hyväksytyt palveluntarjoajat, tallennuksen ja ihmisen hyväksyntää vaativat vaiheet. Älä lähetä salasanoja tai arkaluonteisia asiakastietoja ensimmäisessä yhteydenotossa. Tietoturva- ja tietosuojavaatimukset kuuluvat projektin rajaukseen.
Sovimme vastuuhenkilön, dokumentoimme toiminnan ja perehdytämme tiimisi. Suosimme asiakkaan hallinnassa olevia tunnuksia ja ympäristöjä silloin, kun se on käytännössä mahdollista. Jatkuvasta seurannasta ja kehityksestä voidaan sopia erikseen.
Seuraava askel
Kerro nykyisestä prosessista, käytössä olevista työkaluista ja siitä, mitä haluaisit parantaa. Näin voimme keskustella hyödyllisestä seuraavasta askeleesta.
Tai lähetä sähköpostia KallelleAloitetaan keskustelusta.
Sovitaan laajuus ja hinta ennen toteutusta.